PDCA model

Het A3 rapport is een gereedschap welke zorgdraagt voor continuïteit in proces- en kwaliteitsverbetering binnen organisaties, welke gebaseerd is op de welbekende PDCA/Plan Do Check Act cyclus van de grondlegger en kwaliteitsguru W. Edwards Deming, ook wel bekend als de kwaliteitscirkel van Deming.
De hoofdvraag binnen deze vorm van rapporteren ligt niet in “wie of wat is fout” maar hoe kan dit ondervangen worden, zodat in de toekomst niet weer dezelfde fouten worden gemaakt.

 

PDCA cyclus

Het PDCA model beschrijft vier hoofdactiviteiten, waardoor kwaliteitsverbetering continu onder de aandacht van het management staat.
PDCA/Plan Do Check Act cyclus is niet een éénmalig proces, welke zodra het probleem of problemen zijn opgelost gestopt kan worden, het is een continu bedrijfsproces.
De PDCA cyclus wordt na elke stap sterker en robuuster, waarbij rekening moet worden gehouden, dat er altijd tijd en ruimte moet zijn voor verdere verbetering en optimalisatie van het proces.
Zodoende dient een organisatie 365 dagen per jaar continuïteit in proces- en kwaliteitsverbetering aan te brengen, om PDCA cyclus niet te stoppen.

 

PDCA cirkel

De PDCA/Plan Do Check Act cyclus/cirkel beschrijft 4 activiteiten, waardoor de cyclus een garantie geeft op proces- en kwaliteitsverbetering, indien managers de stappen continu onder de aandacht hebben en houden.

De vier activiteiten/stappen voor PDCA

  1. PLAN : De probleemoplosser bestudeerd aandachtig het probleem of de aangelegenheid om het/de knelpunt(en) te analyseren zodat doelstellingen opgesteld kunnen worden voor verdere implementatie binnen de organisatie
  2. DO : Plan(nen) wordt(den) zo snel als mogelijk uitgevoerd en geregistreerd
  3. CHECK : De uitkomst van het/de plan(nen) wordt(den) vergleken met de realisatie en besproken met de betrokkenen
  4. ACT : Interpreteren en bijstellen van gevonden resultaten in de Check fase

 

Kern PDCA

De kern van de PDCA/Plan Do Check Act cyclus is, dat de DO stap moet worden uitgevoerd om een enkele verandering tot stand te brengen binnen organisaties. Dit lijkt voor veel managers een logische stap, maar onderzoek heeft bewezen, dat organisaties te veel tijd besteden aan vergaderingen en eigenlijk te weinig tijd besteden aan de continuïteit in proces- en kwaliteitsverbeterings punten welke aan het licht zijn gebracht d.m.v. de PDCA cyclus. “Toyota” herkent dit probleem binnen hun eigen organisatie en zijn zich er terdege van bewust, dat binnen de PDCA cyclus de DO stap erg essentieel is. Binnen de CHECK stap worden werknemers binnen de organisatie individueel beoordeeld, van hun huidige kennisniveau, wat een belangrijke en vitale stap binnen de gehele Plan DO Check Act cyclus (PDCA) is en een belangrijke graadmeter m.b.t. het leerproces, veelal worden de indicatoren welke boven water zijn gekomen aan het management en betrokkenen gepresenteerd d.m.v rapportages, scorecards en/of dashboards.

 

Organisatieveranderingsproces d.m.v. PDCA

Het zal herkenbaar zijn, dat veel organisaties een veranderingsproces aangaan, zonder zich er daadwerkelijk van bewust te zijn, wat de effecten van de verandering kunnen hebben op de medewerkers en de gehele organisatie. Hieruit wordt duidelijk, dat er een aantal managers zijn, welke hebben gehoord van de PDCA cyclus, maar hoogstwaarschijnlijk niet geheel weten, wat dit precies inhoud en er uiteindelijk meer bij veranderingsprocessen en kwaliteitsverbetering binnen organisaties komt kijken, dan een probleem oplossen in een gering vastgestelde tijd, waarbij rekening wordt gehouden met alle aspecten binnen de organisatie en niveaus van de medewerkers.

PDCA is bedoelt als lange termijn oplossing, welke alle afdelingen en processen binnen een organisatie aangaan en niet alleen als een lokaal probleem gezien kan worden, welke opgelost dient te worden, want als een organisatie op deze manier denkt, dan zal het gehele bedrijfsproces altijd wel ergens hinder ondervinden, van een niet gestroomlijnd proces.